„Tumbanje“ rasporeda: Kako da uštedite 10 sati nedeljno na beskorisnim poslovima
Imati liste obaveza duge kilometrima, biti zauzet od jutra do večeri, a opet se pitati šta ste zapravo postigli na kraju dana – to je česta situacija. Moderno radno okruženje postalo je pravi niz površnog rada, sa beskrajnim ciklusom mejlova, slek poruka i sastanaka jedan za drugim koji vas drže zauzetima, ali ne i produktivnima.
Asanin indeks Anatomije rada ove zadatke naziva „rad oko rada“. On zauzima 60% radnog vremena zaposlenih. Jedno rešenje za ovaj problem je ono što autor Kal Njuport poznaje kao „Deep Work“ ili duboki rad. Sposobnost da se fokusirate bez ometanja na kognitivno zahtevnom zadatku. Upravo u ovom stanju ostvarujete najvredniji rezultat. Problem je u tome što duboki rad nije moguć ako je vaš kalendar haotičan.
Evo četiri koraka za izmenu rasporeda zasnovana na strateškom blokiranju vremena u kalendaru, koji će vam pomoći da „povratite“ najmanje 10 sati nedeljno za rad koji zaista znači.
Osnova: Ovladavanje kalendarom pomoću blokiranja vremena
Pre nego što možete da analizirate svoje vreme, morate da ga kontrolišete. Blokiranje vremena, odnosno kalendara, je praksa zakazivanja celog dana, a ne samo sastanaka. Umesto liste zadataka, svakom zadatku dodeljujete konkretan vremenski „blok“ u kalendaru.
Na primer, umesto „moram da radim na izveštaju“, blokirajte vreme: „Od 9:00 do 10:30 radim na Q1 izveštaju“. Na ovaj način efektivno štitite svoj fokus.
Korak 1: Revizija sastanaka (ušteda 3-4 sata)
Sastanci su ubica dubokog rada. Otvorite kalendar i pronađite barem jedan ponavljajući sastanak bez jasne agende, koji često prelazi planirano vreme ili na kojem ste pasivni slušalac.
Pošaljite ljubazan, ali čvrst mejl organizatoru, izražavajući zabrinutost kako bi se maksimalno iskoristilo vreme svih. Pitajte ih za ključne ciljeve predstojećih sesija i objasnite kako biste voleli da povratite svoje vreme za drugi projekat. Posebno ako vaš direktan doprinos nije neophodan. Beleške sa sastanka možete naknadno pročitati. Ovaj pristup pokazuje poštovanje prema tuđem vremenu i fokus na rad visokog uticaja.
Korak 2: Revizija obaveštenja (ušteda 2-3 sata)
Svaki pop-ap mejl ili slek obaveštenje je mala rupa u vašem fokusu. Istraživanje Asocijacije američkih psihologa pokazuje da i najmanje prekidanje koncentracije „prebacivanjem konteksta“ može značajno narušiti fokus i „ukrasti“ do 40% produktivnog vremena.
Postavite izazov bez obaveštenja. Jedan ceo dan isključite sve notifikacije koje nisu ljudske – mejlove, slek, vesti i slično. Bićete iznenađeni koliko fokus vraćate kada sami odlučujete kada da se uključite, umesto da stalno reagujete.
Korak 3: Tehnika grupisanja (ušteda 2-3 sata)
Ova praksa je proaktivni partner reviziji obaveštenja. Umesto da inboks postane vaša lista zadataka, kontrolišite protok komunikacije grupisanjem.
Na primer, umesto da proveravate mejl 30 puta dnevno, zakažite dva do tri 30-minutna komunikaciona bloka, npr. u 10:30, 13:30 i 16:00. Van tih termina držite mejl i slek potpuno zatvorenim. Ova tehnika vam omogućava prelazak iz reaktivnog u fokusiran, proaktivan režim.
Korak 4: Lažno putovanje (povraćaj večeri)
Za radnike na daljinu, radni dan nikada ne prestaje. Nedostatak fizičke granice između posla i kuće dovodi do „prodiranja posla“. Odgovarate na mejlove u 20 sati. Potrebno je stvoriti jasan ritual završetka dana.
Lažno putovanje je rutina od 15 minuta koja mozgu signalizira da je radni dan završen. To može biti šetnja oko bloka, slušanje podkasta ili albuma, sređivanje stola ili svlačenje poslovne odeće. Sama aktivnost nije bitna, već doslednost. Ona gradi ključnu granicu koja štiti lično vreme i sprečava sagorevanje.
Do veće pažnje promenom rasporeda
Produktivnost nije u tome da radite više zadataka. Radi se o stvaranju više prostora za rad koji je bitan. Vaša pažnja je najvredniji profesionalni resurs. Analizom vremena, blokiranjem kalendara i rasporeda i eliminisanjem buke, ne samo da postižete više, već preuzimate kontrolu nad karijerom.
Šo Devan, saradnik Forbes