Četiri načina da izvučete maksimum iz sastanaka – i da ih imate manje

Poznati izvršni direktori poput Marka Kjubana, Džefa Bezosa i Ilona Maska se slažu: sastanci su dosadni. Oni su veliki potrošači vremena i energije koji ljude udaljavaju od obavljanja posla koji zapravo ima značaja.
Ali bez obzira na to koliko izgleda da ih najbolji direktori na svetu mrze, zapravo nema načina da ih se u potpunosti rešimo. To je zato što nije moguće održavati organizaciju bez situacija u kojima sedite i razgovorate, posebno kada se poslovi razvijaju.
Istina je da Kjuban, Bezos i Mask ne izbegavaju sastanke zato što su lenji. Oni jednostavno preferiraju sastanke koji su zaista neophodni i izbegavaju one koji su samo obavljanje posla. Evo četiri načina da iskoristite sastanke koje zaista morate imati, što će vam, nadamo se, omogućiti da ih imate manje.
Napišite imejl umesto sastanka
Bilo da sedite zajedno oko konferencijskog stola ili putem zuma, sastanci su odlični ako učesnici aktivno učestvuju i direktno razmenjuju ideje. Oznaka odličnog sastanka je ako svi uključeni zaista dobiju nešto korisno iz njih.
Nažalost, mnogi menadžeri često sazivaju sastanke na kojima samo oni govore. Ti sastanci mogu da budu gubljenje vremena jer učesnici ne osećaju da njihovo prisustvo dodaje dodatnu vrednost i ništa novo nije pomenuto.
Jedan jasan znak sastanka koji bi bio jednako efikasan kao i imejl je ako je vaš jedini dnevni red da obavestite o ažuriranjima poput promena politike, predstojećih događaja ili čak statusnih ažuriranja projekata.
Osim što štedi vreme, imejlovi takođe mogu poslužiti kao referentne tačke kojima vaš tim može kasnije da se vrati, što je korisno jer su učesnici često ometeni tokom sastanaka. Ukratko, ako će vaš sastanak ličiti na predavanje u učionici, ili snimite video za deljenje na Sleku ili jednostavno napišite sve u imejlu.
Planirajte dnevni red
Nema ničeg goreg od sastanka koji je ne samo dug, već ne ide nigde zbog lošeg planiranja. Osim što troše dragoceno vreme, takvi sastanci takođe mogu biti mentalno iscrpljujući, posebno ako vaše osoblje već ima previše posla.
Da biste učinili svoje sastanke produktivnijim, napišite dnevni red sastanka čak i pre nego što pozovete ključne članove tima. Ne zaboravite da detaljno navedete specifične teme i ciljeve – čak možete odrediti koliko vremena želite da odvojite za svaku temu da sve išlo svojim tokom.
Zapamtite da je svaki trenutak proveden na sastanku vreme koje vaš tim i kolege mogu provesti na svojim zadacima, pa je najbolje koristiti to vreme mudro tako što ćete biti produktivni.
Pozovite samo one koji treba da budu tu
Prema Worklytics-u, sastanci su najproduktivniji kada su ograničeni na tri do osam učesnika. Bilo šta više od toga i ima mnogo manje prostora za individualno učešće. Još lošije je što ljudi na većim sastancima verovatnije budu ometani, gde će najverovatnije proveravati imejlove ili društvene mreže da bi brže prošlo vreme.
Nema ničeg lošeg u prikupljanju raznovrsnih ideja od što više ljudi. To je posebno tačno ako ste dugo zaglavljeni u problemu i potrebne su sveže ideje ljudi izvan projekta. Ali sa ograničenim vremenom na raspolaganju, najbolje je biti strateški fokusiran u vezi sa tim koga ćete pozvati da sedi sa vama na sastanku.

Kada je reč o pozivu, manje je više. Držite se ključnih igrača – onih koji imaju stvarni udeo u projektu i možda stručnjaka koji mogu pružiti značajno vođstvo ako je potrebno. To će osigurati da su vaši sastanci produktivniji i da su učesnici zaista angažovani.
Možda najvažnije, održavanje liste učesnika vašeg sastanka znači da će se manje vremena potrošiti na objašnjavanje termina i pojmova iz industrije, a više će se vremena provesti u pronalaženju rešenja za problem koji je pred nama. Uostalom, to je sastanak, ne predavanje.
Napravite akcioni plan nakon toga
Najbolji sastanci završavaju se odlukom u kojoj su adresirane sve ključne brige i svi znaju šta treba da urade posle toga. Da biste to postigli, pobrinite se da završite sastanak stvaranjem akcionog plana koji detaljno opisuje šta treba da se uradi, ko je odgovoran za to i kada treba da se izvrši.
Bez konkretnog akcionog plana, diskusije se lako mogu raspršiti u etar, ostavljajući učesnike zbunjene i bez cilja. Još gore, može zahtevati ponovni sastanak, koji će verovatno biti repriza onoga što je već bilo diskutovano. Kada je sastanak završen, pošaljite sažetak o čemu je razgovarano zajedno sa akcionim planom da biste sve završili. Sada možete manje vremena provesti na beskorisnim sastancima i više vremena obavljajući dobar posao sa svojim timom. Ne zaboravite da se i malo zabavite tokom puta!
Šo Devan, saradnik Forbes