Sistematski pregled koji niko ne radi: Zašto kompanije ne poznaju sopstveni IT

Autor: Vladimir Pavlović, senior biznis analitičar, Egzakta Consulting

Postoji jedna stara, pomalo izlizana mudrost, pripisuju je Piteru Drukeru: da se može upravljati samo onim što se meri. I poslušali smo je, revnosno, kao đaci pred kraj polugodišta: merimo korake i otkucaje srca, merimo koliko dugo i koliko kvalitetno spavamo, merimo maržu po proizvodu, prihod po zaposlenom, povraćaj na svaku kampanju, i to do treće decimale. Finansijski direktor zna, gotovo napamet, koliko ga košta svaki kvadrat poslovnog prostora i koliko mu donosi svaki čovek u prodaji.

Sve smo, dakle, izmerili. Sve, osim jedne jedine stvari. I to, kako to već biva, baš one koja ceo taj merni aparat drži u pogonu: sopstvenog IT-a.

A onda neko, obično u pogrešnom trenutku, postavi tri sasvim jednostavna pitanja o tom istom IT-u i u prostoriji zavlada muk. Koliko nam se zapravo vraća? Da li je dovoljno dobar? I ono pitanje koje se najređe izgovara naglas, da li nam je uopšte i trebao? Tišina, ona ista koja nastane kad profesor prozove baš onog đaka koji je ceo čas proveo gledajući kroz prozor.

Muk je utoliko čudniji što je reč o najskupljem i najbrže rastućem stanaru svake kompanije. Svet će ove godine na informacione tehnologije potrošiti preko pet biliona dolara. Pet biliona! Toliko da biste, kad biste krenuli da zamišljate tu cifru, verovatno odustali negde kod prvog… Dovoljno je reći, mnogo. I od tog „mnogo“, velika većina onih koji ga troše ne bi umela da kaže da li je ijedan dinar zaista vredeo. Kupili smo nešto, dakle uradili smo nešto, to je sva mudrost, i, nažalost, mudrost na kojoj počiva više korporativnih budžeta nego što bismo voleli da priznamo.

Nije IT, istini za volju, oduvek bio važan. Pre dvadeset ili trideset godina bio je pomoćni sektor – ljudi „iz podruma“ koji popravljaju štampače i staraju se da elektronska pošta radi. Danas je slika obrnuta: IT je postao nervni sistem kompanije, jer kroz njega prolazi svaka transakcija, svaki podatak o klijentu i svaka odluka doneta na osnovu analize.

Postao je, ukratko, najvažniji organ, a ostao jedini koji nikada ne odvedemo na pregled.

Zašto baš on? Razloga je nekoliko, i svaki je za sebe sasvim razuman, što opasne stvari obično i jesu.

Prvi je jezik. IT i biznis decenijama govore kao da dolaze sa dva različita kontinenta. IT objašnjava jezikom sistema i servera, poslovna strana razmišlja jezikom rezultata i rizika, pa se pitanje i odgovor lako mimoiđu i obe strane sa sastanka odu uverene da su se razumele, premda najčešće nisu. Tako razgovor o najvažnijem sistemu u kompaniji ostane negde na pola puta.

Drugi je nasleđe. Alati se talože godinama, jedan preko drugog, kao geološki slojevi, a da ih niko nikada nije popisao ni preispitao. Posledice se vide u brojkama, i nisu ohrabrujuće: prema Flekseri, kompanije procenjuju da im blizu trećine novca uloženog u cloud naprosto propadne, a pojedina istraživanja pokazuju da i do polovine plaćenih softverskih licenci niko aktivno ne koristi. Gartner, sa svoje strane, procenjuje da u velikim sistemima i od 30 do 40% IT potrošnje ode na takozvane „shadow IT“ alate koje pojedinci i timovi nabave na svoju ruku, mimo svake evidencije. Plaća se, dakle, mnogo toga što opstaje jedino pod izgovorom „tako smo oduvek radili“.

Treći je način odlučivanja. Odluke o IT-u retko se donose na osnovu sopstvene situacije. Kupuje se zato što konkurencija ima, zato što je dobavljač ubedljivo prodao priču, zato što „svi prelaze na to“. Tuđa potreba se tako olako preuzima kao sopstvena.

Četvrti, i daleko najopasniji: IT se primeti tek kada otkaže. Dok radi, niko ga ne gleda. A onda dođe upad, otkaže sistem ili propadne projekat, i odjednom svi traže krivca i zovu „doktora“. Cena tog ćutanja, međutim, nije mala: prema ITIC-u, čak 98% organizacija procenjuje da ih samo jedan sat zastoja sistema košta više od 100.000 dolara, dok je, prema IBM-ovom izveštaju za 2024, prosečna cena jednog ozbiljnog proboja podataka prešla 4,8 miliona. To su iznosi koji se mnogo lakše podnose kada se predvide, nego kada stignu nenajavljeni.

Tu se, uostalom, krije i objašnjenje brojki koje godinama zbunjuju menadžere. Čak sedam od 10 projekata digitalne transformacije ne ostvari postavljene ciljeve i to uprkos tome što je rukovodstvo bilo potpuno usaglašeno oko njih. Poznata studija Oksforda i Mekinzija otišla je i korak dalje: veliki IT projekti u proseku probiju budžet za 45%, traju duže nego što je planirano, a na kraju isporuče i do 56% manje vrednosti od očekivane. Kako? Najčešće tako što se krene u promenu, a da prethodno nikada nije utvrđeno iz koje se tačke uopšte polazi. Lečenje, dakle, počinje pre dijagnoze.

I peti, najtiši od svih: ne postoji vremenska serija. Čak i kada se kompanija jednom potrudi da proceni stanje svog IT-a, najčešće to uradi jednom i nikada više. Nema poređenja sa prošlom godinom, nema krive koja pokazuje da li napredujemo ili nazadujemo. A bez te druge tačke u vremenu nemoguće je odgovoriti na možda i najvažnije pitanje: jesmo li ove godine zaista bolji nego prošle ili samo trošimo više?

Za sopstveno telo radimo sistematski pregled. Za finansije postoji revizija. Za auto, servisni interval, čak i kad nas baš briga za auto. Odavno smo, kao vrsta, naučili da je jeftinije i pametnije uhvatiti problem na vreme nego čekati da nas snađe. Jedino IT, taj nervni sistem od kog danas zavisi opstanak kompanije, nikada ili retko kada ide na sistematski pregled, njega se setimo tek kada zaboli. A bol, u IT-u kao i u životu, uvek dođe na naplatu, i to sa kamatom. I tu je onaj paradoks od kog zastaje dah: baš kompanije koje najviše ulažu u podatke o sopstvenom IT-u znaju najmanje. Imaju podatak o svemu, osim o sebi. Hipohondar koji ima aplikaciju za svaki otkucaj srca, a nikada nije izmerio sopstveni puls.

Upravo iz tog jaza nastala je ideja IT Health Check-a. Logika je razoružavajuće jednostavna: ako čoveku za nekoliko sati možemo da uradimo krvnu sliku i dobijemo jasan uvid u desetine ključnih parametara, zašto sličan uvid ne bismo mogli da dobijemo i za IT jedne kompanije?

IT Health Check je platforma koja kroz strukturisan upitnik snima stanje IT-a u šest ključnih dimenzija, razloženih na tridesetak poddimenzija i preko dvesta pitanja.

I što je suštinski važno, na ta pitanja ne odgovara jedan čovek iz svog ugla, već ljudi iz različitih delova kompanije, paralelno, pa slika ne zavisi od mišljenja pojedinca, nego pokriva celu organizaciju. Na osnovu odgovora platforma radi ono što je kompanijama godinama izmicalo: daje jasnu sliku trenutnog stanja (As Is) i pomaže da se definiše željeno (To Be), tj. gde smo i kuda bismo. Zatim poredi rezultat sa standardima industrije, pa kompanija prvi put vidi ne samo kako stoji sama sa sobom, već i kako stoji u odnosu na druge u svojoj branši. I, na kraju, umesto sirovog izveštaja koji niko ne čita, isporučuje konkretne preporuke i inicijative, a one se pretvaraju u projekte, a projekti u merljiv rast.

A evo i onoga što ovu procenu zaista izdvaja: dovoljno je brza i jednostavna da postane navika. Pošto ceo proces traje svega nekoliko sati, kompanija ga može uraditi svake godine. A čim se ponovi, procena se iz jedne fotografije pretvara u film: jasnu krivu napretka kroz vreme, i to za svaki segment IT-a posebno. Tako kompanija prvi put vidi ne samo gde danas stoji, već i da li u bezbednosti, infrastrukturi ili upravljanju podacima zaista napreduje ili samo troši više. Nalaz se na kraju može preuzeti kao gotov PDF ili kao Excel, u kome kompanija dalje samostalno radi sa svojim podacima. Drugim rečima, ona tri pitanja s početka prestaju da budu pitanja na koja se sleže ramenima i postaju pitanja na koja postoji odgovor, potkrepljen brojem, a ne osećajem.

Poenta, razume se, nije u alatu. Alat je samo sredstvo. Poenta je u tri tihe promene koje on omogućava: da se sa osećaja pređe na broj, sa jednokratne procene na kontinuirano praćenje, i sa gašenja požara na njihovo sprečavanje. Jer ne može se popraviti ono što nije dijagnostikovano, niti unaprediti ono što nije izmereno, a najgora dijagnoza je, oduvek, ona koju nikada nismo postavili.

Kada se sve sabere, pet biliona dolara godišnje, sedam od deset promašenih transformacija, projekti koji isporuče upola manje nego što obećaju, milioni izgubljeni na jedan jedini proboj, ispostavlja se da je najjeftinije ulaganje upravo ono koje vam kaže da li su sva ostala imala smisla.

Vratimo se, za kraj, onome sa početka. Izmerili smo gotovo sve, i korake, i san, i otkucaje srca, i maržu po proizvodu. Sve, osim sistema koji sve to broji umesto nas. Možda je zato prvo pitanje koje bi svaka kompanija danas trebalo sebi da postavi ujedno i najjednostavnije:

Znamo li mi uopšte u kakvom je stanju naš IT ili samo pretpostavljamo da je dobro, jer još uvek radi?