Kako upravljati vremenom kada radite od kuće

Rad od kuće više nije samo trend. Ustvari, istraživanje Pew Research Centra iz 2023. pokazalo je da oko 35 odsto ljudi čiji poslovi mogu da se rade na daljinu radi od kuće puno radno vreme, što pokazuje koliko je ovaj prelazak značajan.

Ali budimo iskreni – prelazak na rad na daljinu nije nešto što možete uraditi jednim potezom. Upravljanje vremenom bez šefa koji vas nadgleda može postati priličan izazov. Isto je i sa izmeštanjem iz kancelarijskog prostora koji definiše vaše radno okruženje.

Ako se borite da pratite svoje zadatke i maksimalno iskoristite svoj dan, potrebno je da usvojite efikasne strategije.

Evo nekoliko naših omiljenih tehnika upravljanja vremenom koje će pomoći da rad od kuće bude efikasniji.

Blokiranje vremena

Imate li ikada osećaj da vam dan prolazi dok pokušavate da završite previše stvari? Blokiranje vremena može da reši taj problem. Određivanjem specifičnih vremenskih slotova za svaku aktivnost, osiguravate da svaka od njih dobije pažnju koju zaslužuje. Ova metoda eliminiše nagađanje o tome šta da uradite sledeće, omogućavajući vam da se fokusirate na ono što je važno, bez rizika da manje važne zadatke zanemarite. Takođe, pomaže vam da se posvetite složenim projektima, podstičući produktivnost i usavršavanje veština bez preopterećenja.

Na primer, ako radite na velikom izveštaju dok istovremeno imate nekoliko manjih zadataka, dodeljivanje specifičnih vremenskih blokova za svaki od njih može transformisati način na koji upravljate svojim radnim opterećenjem. Odvojite deo vremena za pisanje izveštaja i odredite zasebne slotove za manje zadatke. Ovaj pristup čini projekat manje zastrašujućim i lakšim za upravljanje, osiguravajući da sve bude obavljeno bez problema.

Ajzenhauerova matrica

Ajzenhauerova matrica je korisna metoda upravljanja zadacima koja vam pomaže da sortirate zadatke prema njihovoj hitnosti i važnosti. Ovaj alat vam pomaže da efikasnije uklopite prioritete u svoj raspored.

Počnite identifikovanjem zadataka koji su istovremeno hitni i važni. To su stvari koje zahtevaju trenutnu pažnju i značajno utiču na vaše dugoročne ciljeve. Na primer, ako imate važan sastanak, to je zadatak koji treba odmah da rešite.

Sa druge strane, važni, ali ne hitni zadaci, poput planiranja dugoročnih projekata, spadaju u ovu kategoriju. Možete ih ostaviti za kasnije, jer pomažu u postizanju ciljeva, ali ne moraju biti obavljeni odmah.

Hitni zadaci koji nisu jako važni, poput rutinskih praćenja, najbolje je delegirati. Oni zahtevaju brzu akciju, ali neće značajno uticati na vaše glavne ciljeve, pa njihovo prosleđivanje može osloboditi vreme za značajniji rad.

Na kraju, zadaci koji nisu važni, ni hitni, poput brisanja mejlova iz spama, trebali bi biti uklonjeni s vaše liste.

Pareto princip

Pareto princip, ili pravilo 80/20, može značajno promeniti način na koji upravljate svojim vremenom kao radnik na daljinu. Razmislite o tome kao o pronalaženju tajne formule za uspeh: 80 odsto vaših rezultata dolazi od samo 20 odsto vaših napora. Ova ideja se može primeniti na mnoge aspekte života, a upravljanje vremenom nije izuzetak.

Evo kako se Pareto princip primenjuje u radu na daljinu: fokusirajte se na nekoliko zadataka koji imaju najveći uticaj umesto da pokušavate da balansirate previše zadataka odjednom. Zamislite da imate projekat koji zahteva istraživanje, pisanje, sastanke i praćenje. Koji zadaci će vam doneti najveće rezultate? Ako su vaši najuticajniji zadaci dubinsko istraživanje i sastanci visokog prioriteta, prioritetizujte ih nad manje važnim aktivnostima. Na taj način, videćete značajan napredak bez opterećenja manjim zadacima kao što su sortiranje fajlova ili odgovaranje na mejlove koji nisu hitni.

Pomodoro tehnika

Ako mislite da je Pomodoro tehnika povezana sa italijanskim paradajzom, razmislite ponovo! Ova metoda deli vaš rad na male intervale, poboljšavajući vašu koncentraciju i omogućavajući vam da uživate u plodovima svog rada.

Evo recepta: uzmite tajmer i svoju listu zadataka. Odaberite zadatak koji zahteva vašu pažnju, bilo da je to priprema prezentacije ili uređivanje videa. Pripremite se da se posvetite zadatku tako što ćete podesiti tajmer na 25 minuta i dati mu svoju potpunu pažnju. Ovaj 25-minutni blok je vaš „Pomodoro.“ Tokom ovog vremena, isključite telefon, ugasite obaveštenja i odolite porivu da radite više stvari odjednom. Kada alarm zazvoni, nagradite se petominutom pauzom. Iskoristite trenutak da se protegnete, uzmete piće ili prošetate kako biste se osvežili!

Neki zadaci zahtevaju više od 25 minuta, pa slobodno prilagodite svoj Pomodoro na 45 minuta ili čak sat vremena. Za brze i ponavljajuće zadatke možete se prebaciti na intervale od 15 do 20 minuta. Održavanje fleksibilnosti će vam pomoći da izvučete maksimum iz svake radne sesije.

Pojedi tu žabu

Ne, ne govorimo o novom trendu doručka, iako bi to bilo zanimljivo! Metod „pojedi tu žabu“ se fokusira na to da započnete dan sa svojim najizazovnijim zadatkom. Ako se najpre fokusirate na najvažniju i najtežu prepreku prvo, imaćete mnogo lakši i plodniji dan.

Recimo da treba da napravite detaljan plan projekta i da imate manje zahtevnu aktivnost poput zakazivanja objava na društvenim mrežama. Ako se najpre fokusirate na plan projekta to vam omogućava da se suočite sa najtežim zadatkom dana dok su vaša pažnja i nivo energije visoki. Nakon što završite ovaj težak zadatak, manji zadaci, poput zakazivanja društvenih objava, će biti lakši.

Učenje kako efikasno upravljati vremenom može značajno uticati na vašu rutinu rada na daljinu. Eksperimentišite sa ovim strategijama i prilagodite ih dok ne pronađete ono što vam najbolje odgovara. Uspeli ste! Iskoristite svaki minut!

Šo Devan, saradnik Forbes