Dvaput sam se opekla s knjigovođama: Ovo su crvene zastavice pri odabiru nekad najvažnijeg savetnika

Zdravstveni radnik Jelena Perić, posle 12 godina u Minhenu i rada u jednoj od najvećih klinika u Evropi, LMU Klinikum München, odlučila je da pokrene posao u Srbiji. Otvorila je savetovalište za podršku i pomoć dojenju.

Budući da je firmu otvarala kao nemački državljanin, kaže da procedura nije bila previše komplikovana, ali da je problem nastao oko plaćanja poreza. Kako se ispostavilo, nije bila dobro usmeravana od knjigovođe. Problem je nastao kod pitanja poreza.

Kada je promenila sedište firme sa Zvezdare u Zemun, stigla je opomena Poreske uprave na ime neplaćenih obaveza koje su iznosile nešto više od 150.000 dinara. Onda je morala da angažuje advokata da bi videla o čemu je reč i da li je opomena osnovana.

Nakon svih peripetija odlučila je da promeni knjigovođu.

Drugi je ispravno savetovao oko prethodnog problema, ali je novi izazov nastao kada je želela da uđe u sistem PDV što joj knjigovođa nije preporučivao.

„To mi nije bilo jasno i shvatila sam da je to neka vrsta nesigurnosti i profesionalnih limita knjigovođe. Ja sam tada dobro procenila tu odluku i napravila projekciju rasta biznisa. Prihodi su mi skočili i bilo mi je potrebno pravo savetovanje na tom putu, a nisam ga imala“, kaže Jelena.

Problem je bio i to što tadašnji knjigovođa nije mogao u potpunosti da joj se posveti zbog drugih obaveza.

Zato je potražila pomoć trećeg. U njenom slučaju, knjigovodstvene firme sa tri decenije iskustva. Tu su je posavetovali da bi trebalo da uđe u sistem PDV-a.

Ne vodite se savetima prijatelja

„Ja sam medicinski radnik i ne poznajem knjigovodstvo. Zato mi je bitno da imam osobu koja u svakom trenutku može da prati moje bilanse i račune, da me usmerava, ali i podseća da određeno vreme i sama tome moram da se posvetim, što sada i činim“, kaže Jelena Perić.

Navodi da joj je ovo iskustvo pokazalo i da se ne treba voditi usputnim savetima prijatelja, a posebno ne cenom.

Kao primer navodi da je prvog knjigovođu plaćala 8.000, drugog 17.000 dinara. Sada za knjigovodstvenu firmu mesečno izdvaja između 27. 000 i 30.000 dinara.

Poznavanje delatnosti važno

I Bojan D. koji je pre četiri godine otvorio DOO za trgovinu mašinama i opremom, svima koji pokreću biznis savetuje da ne štede i da dobar knjigovođa nikad nije skup.

On za usluge knjigovođe mesečno daje oko 18.000 dinara. Svakome ko je izvan Beograda kao on, savetuje da se raspita o knjigovođama u okolini ili gradu u kome se otvara firma.

„Bitno je raspitati se kod kolega ili prijatelja ko im vodi knjige i kakva su im iskustva. Kad nađete bar tri knjigovođe treba otići na razgovor, pogledati kako posluju, imaju li licencu“, kaže Bojan za Forbes.

Dodaje da je važno videti da li knjigovođa može da prati određenu delatnost odnosno sistem poslovanja. „Knjigovođa specijalizovan za određenu industriju razumeće specifičnosti poput poreskih olakšica i troškove koji su karakteristični za tu delatnost. To sve može značiti manje grešaka i više ušteda“, ukazuje Bojan.

Ima onih koji i dalje sve rade u papiru

U doba kada su mnoge usluge digitalizovane, sagovornik Forbes Srbija kaže da ima onih koji i dalje sve rade „u papiru“. Bojan ukazuje da treba proveriti i da li knjigovođa koristi onlajn programe. To može smanjiti i pojednostaviti papirologiju, kao i dolaske u agenciju.

„Ima knjigovođa, kao što je moj, koji vas obuče za korišćenje programa i tako olakšaju posao kako nama tako i sebi. Obično je to u ceni usluge“, kaže Bojan.

Navodi da takođe treba proveriti i da li se dodatni saveti naplaćuju. „Nekada se desi da na mesečnom nivou bude dodatnih stvari pa se tako nagomilaju troškovi“, upozorava sagovornik.

Ako ne ume da objasni jednostavno…

Poreski savetnik Milan Trbojević potvrđuje da ima knjigovodstvenih agencija koje i dalje rade „u papiru“ što usporava proces rada i onda je viđanje sa klijentima češće. Za sebe kaže da veliki broj svojih klijenata ne vidi godinama. 

Kaže da knjigovođa nije samo neko ko „računa papire“, već može da vas sačuva od grešaka. Nekada i kazni. „Ako izaberete pogrešno, to nije kao da ste kupili pogrešan miš za računar. To može da košta hiljade evra i mnogo živaca“, kaže Trbojević za Forbes Srbija.

Ukazuje da je važno da knjigovođa razume biznis model klijenta. Ništa manje nije važno i da komunicira jezikom koji je razumljiv.

„Ako dobijaš konkretne odgovore velika je verovatnoća da je to dobar knjigovođa. Ako knjigovođa ne ume da objasni nešto na jednostavan način, to je „crvena zastavica“, ističe Trbojević.

Najskuplje greške – odabir forme i PDV

Svako u biznisu treba da razmotri koji su mu ciljevi (rast, stabilnost, smanjenje poreza). Važno je i da razume osnovne ekonomske pojmove i šta traži od knjigovođe – da li samo osnovno vođenje ili i stratešku podršku, dodaje sagovornik.

I on savetuje da ne treba birati najjeftinijeg knjigovođu jer se u poslu dobar knjigovođa isplati više nego što košta sama usluga.

Najskuplja greška koju je uočavao u poslu je loš izbor organizacionih oblika odnosno onog koji odgovara početnom poslovanju ili delatnosti. Druga se tiče PDV-a, na šta se plaća i na šta se može koristiti odbitak.

Kako izabrati računovođu

Odabir računovođe može da bude ključan korak za uspeh poslovanja, kaže Zoran Škobić iz Saveza računovođa i revizora Srbije, za Forbes Srbija.

Da bi se minimizovao rizik i postigli željeni rezultati, savetuje da se ima u vidu nekoliko ključnih stvari. Pre svega, potrebno je jasno definisati koje usluge se očekuju od računovođe.

Drugi korak je obratiti pažnju na profesionalne kvalifikacije. Pre angažovanja bilo bi dobro proveriti da li poseduje licencu Saveza računovođa i revizora Srbije. To potvrđuje da je računovođa završio odgovarajuće obuke i ispite kao i da se redovno usavršava i prati izmene propisa.

Na sajtu APR može se proveriti da li je registrovan u Registru pružalaca računovodstvenih usluga. Dozvolu za pružanje računovodstvenih usluga izdaje Komora ovlašćenih revizora.

Ugovor

Treća bitna stvar je ugovor koji definiše odnose između vlasnika i računovođe. Takođe i vrstu usluga i uslove pod kojima će se one obavljati. Dobro definisan ugovor pomaže u izbegavanju potencijalnih nesporazuma i omogućava jasnu komunikaciju, kaže.

Klijent treba da izloži svoja očekivanja i ciljeve kako bi računovođa mogao da prilagodi usluge tim potrebama i predloži model saradnje. Bitno je i da imaju redovne sastanke.

Što se tiče cena, Škobić kaže da bi trebalo jasno definisati iznose i način plaćanja.

Cene rada računovođa variraju u zavisnosti od njihovog iskustva, specijalizacije i obima posla. Treba proveriti da li se naknada naplaćuje po satu ili u fiksnom mesečnom iznosu. Takođe treba videti i da li su uključeni svi troškovi ili se određene usluge naplaćuju dodatno. Škobić dodaje i da treba definisati i uslove otkazivanja ugovora.