Znate li kako da upravljate timom tokom praznika

Tokom praznične atmosfere, timovi, ali i njihovi menadžeri, suočavaju se sa različitim poteškoćama. Počev od toga da će šefovi, u industrijama koje zahtevaju rad tokom praznika, morati da saopšte zaposlenima da im predstoje radni dani, do manjka produktivnosti i motivacije koji se mogu javiti kao posledica.

O svemu tome razgovarali smo sa HR stručnjacima i konsultantima koji su nam dali nekoliko saveta za uspešno vođenje tima tokom praznika, ali i nakon povratka na radna mesta.

HR konslutant i biznis kouč Dubravka Đorđević je u razgovoru za Forbes Srbija ponudila tri saveta.

Fleksibilnost

Dubravka objašnjava da su brojni razlozi koji utiču na motivaciju zaposlenih, a menadžeri mogu da ponude više različitih benefita. Prema njenom mišljenju, na prvom mestu je svakako fleksibilnost radnog vremena, odnosno mogućnost da zaposleni sami izaberu smene koje im odgovaraju.

„Na taj način zaposleni dobijaju određeni stepen autonomije, ali i osećaj da su uvaženi. Bilo bi odlično da im se dozvoli i da sami naprave raspored rada za taj dan ukoliko im posao to dozvoljava“, ističe ona.

Posebno vrednovanje rada u prazničnoj atmosferi

Načini vrednovanja rada tokom praznika mogu biti raznovrsni. Kako nam je objasnila, neki od njih su davanje viših dnevnica i mogućnost napredovanja, čime bi se pokazalo da se požrtvovanost i posvećenost poslu cene.

„Osim što je zakonom definisano da rad za vreme praznika mora biti dodatno plaćen, poželjno je da ga platimo i više ukoliko smo u mogućnosti. Takođe, za motivaciju je dobro da rad prati javna pohvala ili davanje dodatnih slobodnih dana koje zaposleni mogu da koriste posle praznika, a lep gest je svakako i davanje prazničnih poklona onima koji ostaju u kompaniji kada svi ostali odu kući“, ističe Dubravka.

Negovanje praznične atmosfere

Treba imati u vidu da ambijent i aktivnosti na poslu itekako utiču na produktivnost i motivaciju. Upravo to je ono na šta naša sagovornica skreće pažnju.

„Rad može učiniti prijatnijim i pravljenje praznične atmosfere na poslu. Pritom, ne mislm samo na dekoraciju, već i na recimo organizovanje posebnog prazničnog ručka i nekih prazničnih aktivnosti po želji“, dodaje Dubravka.

Bez kompleksnih i dosadnih zadataka

Sagovornici Forbes Srbija tvrde da najvažniju ulogu kada je u pitanju produktivnost imaju sami menadžeri. Ukoliko nisu tu za vreme praznika, veoma je važno da održavaju komunikaciju sa timom, kako bi zaposleni mogli da računaju na njegovu podršku, ukoliko im zatreba.

„Poželjno bi bilo da zaposlenima ne dajemo potpuno nove i previše kompleksne zadatke, ali ni one najdosadnije koje niko ne želi da radi tokom redovnog posla. Da bi tim bio produktivan, potrebno je da su jasno određeni prioriteti i načini merenja rezultata. Zadaci treba da budu dodeljeni zaposlenima prema sposobnostima i interesovanjima, a idealno bi bilo ukoliko bi oni sami mogli da ih biraju za praznike“, kaže Dubravka.

Kako je objasnila, kompanije često organizuju i nagradna takmičenja i timske zadatke koji imaju za cilj održavanje fokusa, a istovremeno utiču na produktivnost.

Međutim, kako ne bi došlo do nesporazuma, veoma je važan i način na koji menadžeri saopštavaju zaposlenima da im predstoje radni dani. Ono što naši sagovornici sugerišu jeste da je od ključnog značaja da se to saopšti jasno i na vreme, kako bi zaposleni mogli da planiraju privatne obaveze.

To podrazumeva jasno definisanje rasporeda rada, kompenzaciju i očekivanja, pri čemu informacija treba da sadrži odgovore na nekoliko pitanja: šta se tačno očekuje, kakve su smene i radno vreme, na kojim zadacima, koji su benefiti i koliko će biti plaćeni.

„Najveće nezadovoljstvo nastaje u slučaju da je zaposleni već isplanirao, na primer, praznično putovanje sa porodicom ili prijateljima, a onda mu par dana ranije poslodavac javi da mora da radi. Tu onda nema govora o motivaciji, ni o produktivnosti“, ističe ona.

Na koji način će se informacija saopštiti stvar je ličnog izbora. Ono što ona preporučuje jeste da se informacija saopšti lično, ali i da to usmeno saopštenje bude praćeno mejlom.

„Različite kompanije imaju različite stilove interne komunikacije pa nema pravila. Ono što ne preporučujem jeste da se odluka samo odštampa i okači na oglasnu tablu. Ipak, mi od ljudi tražimo da vreme koje se inače posvećuje porodici i prijateljima, posvete kompaniji, najmanje što možemo je da im se obratimo lično“, kaže Dubravka.

Bez obzira na zakonske okvire, menadžeri moraju da pristupe ovoj temi sa dosta pažnje, smatraju sagovornici Forbes Srbija. Menadžerka ljudskih resursa Milena Trkulja kaže da prva i polazna tačka menadžerima treba da bude poznavanje tima, pri čemu je važna transparentna i pravovremena komunikacija. To obuhvata planiranje rasporeda na vreme, kako ne bi bilo iznenađenja u poslednji čas.

„Ukoliko je neko radio za vreme božićnih i novogodišnjih praznika, ne treba ih planirati za rad na uskršnje praznike i slično. Timovi koji rade za praznike obično znaju da postoji potreba za tim, pa je važno na vreme i zajedno sa timom izvršiti planiranje, tako da je rad za praznike ravnomerno raspoređen svim članovima. Pored uvećanja zarade, kompanije mogu da razmotre i davanje benefita za ovu vrstu rada, kao što su npr. dodatni dani godišnjeg odmora, bonusi, fleksibilno radno vreme u narednom periodu i slično“, ističe Trkulja.

Proces dogovora treba da bude dvosmeran, da uključuje ceo tim i da se na timskom sastanku zajedno prolazi kroz planirani raspored rada. Ukoliko postoje pojedinci za koje menadžer zna da su iz nekog razloga zainteresovani da rade za praznike, mogu da im se unapred obrate i dogovore.

„Važno je da se ovo iskomunicira već u samom procesu intervjuisanja i oglašavanja pozicije. Ljudi koji se prijavljuju su onda svesni da postoji potreba za radom na dane praznika. Takođe, kandidatima treba jasno predstaviti kako proces organizacije u ovom slučaju izgleda i koji su dodatni benefiti koje kompanija nudi. Kada je ova inicijalna komunikacija dobro urađena, onda su očekivanja postavljena unapred i neće biti puno iznenađenja“, kaže Trkulja.

Sagovornica Forbes Srbija kaže i da je važno da menadžeri stave zaposlenima do znanja da njihov rad tokom ovog perioda doprinosi uspehu organizacije, a to mogu da urade i kroz davanje priznanja i formalne procene njihovog rada, zalaganja i budućeg napredovanja.

Dodatni sadržaji koji oslikavaju duh praznika su takođe dobrodošli – tematski plaćeni obroci, manje proslave i obeležavanje praznika u kancelariji, pokloni, radni prostor koji je u duhu praznika i slično.

„Menadžeri moraju da pokažu razumevanje i cene trud i vreme koje članovi tima provode radeći za vreme velikih praznika kada većina odmara. Važno je istaći i odati priznanje svakom zaposlenom za trud i posvećenost“, tvrdi Trkulja.

Potrebno je izgraditi odnos poverenja

Kada menadžer nije prisutan, ostvarenje radnih zadataka zavisi od prethodnih postignutih dogovora, kao i od odnosa koji je izgradio sa svojim timom pre praznika. Dubravka ovde posebno stavlja akcenat na jasno definisanje zadataka, rokova, očekivanja i delegiranja.

„Menadžer može u svom odsustvu nekome od zaposlenih da delegira određene zadatke koji se tiču praćenja i merenja učinka tima, a često je korisno napraviti i određene procedure koje će se primenjivati u njegovom odsustvu. Osim zadataka iz svog delokruga, menadžer treba pre praznika da napravi dobru podelu posla i definiše sistem izveštavanja i praćenja napretka“.

Kako je istakla, ne postoji nikakav sistem kontrole na daljinu koji bi osigurao bolji radni učinak u odsustvu menadžera od lične motivacije zaposlenog koja proizilazi iz izgrađenog odnosa poverenja i podrške.

„Najvažnija stvar koju menadžer može da učini kako bi njegov tim bio produktivan i posvećen i kada on nije tu jeste da izgradi odnos poverenja sa članovima tima. Pokažite ljudima da verujete u njihove sposobnosti jer osećaj da nam je neko poverio odgovornost je jedan od najjačih motivacionih faktora. Nije slučajno da se kvalitet menadžera u nekim od najvećih svetskih kompanija meri upravo kroz rezultat koji njegov tim postigne dok je on na odmoru“, ističe Dubravka.

Malim koracima ka cilju

Povratak na posao nakon praznika ume da bude naporan, ako uzmemo u obzir činjenicu da se za vreme praznika opuštamo i uživamo sa porodicom i prijateljima. Uloga menadžera u trenucima povratka u kancelarije je ključna. Radnici umeju da budu dezorijentisani ili se osećaju preopterećeno i zato je važno da menadžer bude otvoren za razgovor i spreman da po potrebi prilagodi zadatke ili raspored.

„Zakazan sastanak ili radionica na početku prvog radnog dana posle praznika može da pomogne da vratimo fokus, odredimo prioritete i kratkoročne ciljeve. Umesto da se odmah bacimo na ostvarivanje dugoročnih planova, bilo bi korisno da odredimo prvo male korake. Menadžeri bi trebalo prvih dana posle praznika, da podrže zaposlene u definisanju tih malih ‘brzih pobeda’ koje pozitivno utiču na osećaj postignuća, samopouzdanje i motivaciju“, zaključuje ona.